Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Das Datenformat muss den europäischen Standards entsprechen. Für die Übermittlung an das E-Mail-Postfach accounting@profil-m.de ist grundsätzlich der Standard E-Rechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format) in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Der Rechnungssteller darf selbstständig zwischen den Formaten entscheiden. Eine Rechnung als PDF-Datei erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung.
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für nationale B2B-Transaktionen zur Pflicht. Es ist also höchste Zeit für Unternehmen, sich auf diesen digitalen Wandel einzustellen. Um kleinen und mittleren Unternehmen den Übergang zu erleichtern, wurden Übergangsfristen bis Ende 2028 eingeräumt.
Übergangsfristen gibt es nur für Rechnungsaussteller. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Jeder Unternehmer muss als Rechnungsempfänger ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung über umsatzsteuerpflichtige Leistungen für sein Unternehmen erhalten und den erhaltenen Datensatz maschinell verarbeiten zu können.
Wer als Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung im Inland gegenüber einem anderen Unternehmer erbringt (B2B-Bereich), muss nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen. Für die Frage, in welcher Form diese ausgestellt werden muss, gelten im Wesentlichen folgende Übergangsregelungen:
- in den Jahren 2025 und 2026 kann mit einer E-Rechnung abgerechnet werden, es besteht aber (noch) keine Verpflichtung dazu.
- ab dem 1.1.2027 ist man zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat.
- ab dem 1.1.2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für alle Pflicht – also auch für Unternehmen bis 800.000 Euro Umsatz.
Ja, E-Rechnungen können unter bestimmten Umständen abgelehnt werden. Hier sind einige mögliche Gründe, warum dies geschehen könnte:
- die E-Rechnung entspricht nicht dem gültigen Standard für E-Rechnungen.
- Eine E-Rechnung enthält keine gültige E-Mail-Adresse in den Kontaktdaten der rechnungsstellenden Stelle. Diese ist für Benachrichtigungen zwingend erforderlich. Eine E-Mail-Adresse ist nicht geeignet, wenn es sich um eine No-Reply-E-Mail-Adresse handelt.
- mindestens eine Datei mit Viren o.Ä. belastet ist (beachte bitte, dass hierzu erzeugte Benachrichtigungsmails manchmal von den Empfangssystemen als Spam betrachtet werden können).
- Die E-Mail enthält mehr als eine PDF-/XML-Datei.
- Die E-Mail enthält keine PDF-/XML-Rechnung.
- Die E-Mail enthält mindestens eine Datei in einem nicht zugelassenen Format, wie z.B. .doc, .ppt, usw.
- Die E-Mail enthält eine Datei in einem veralteten Format, wie z.B. .doc, .ppt, usw.
Um sicherzustellen, dass Deine E-Rechnung akzeptiert wird, beachte bitte folgende Punkte:
- Die Dateigröße bei Einreichung per E-Mail sollte 8 MB nicht überschreiten
- Die Rechnung sollte dem gültigen Standardformat XML, ZUGFeRD oder PDF entsprechen.
Hier ändert sich nichts am bisherigen Prozess. E-Rechnungen werden weiterhin direkt per E-Mail an unser E-Mail-Postfach: accounting@profil-m.de gesendet. Bitte beachte nur, dass die E-Rechnung den gültigen Standardanforderungen (XML-Format/aktuelles Rechnung-konformes ZUGFeRD-Format) entsprechen muss.
Leider können wir Rechnungen, die per verschlüsselter E-Mail gesendet werden, auch künftig nicht annehmen.
Für fachliche Fragen stehen dir unsere Kolleg*innen aus der Profil M-Buchhaltung zur Verfügung. Bei technischen Fragen kontaktierst du bitte deinen für steuerlich/buchhalterische Fragen zuständigen Kontakt.
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes, sogenanntes hybrides Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument integriert. Es wurde vom Forum elektronischer Rechnungen Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie entwickelt. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN 16931.
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Und, spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) E-Rechnungen (B2B) stellen. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Wichtig: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Obwohl beide Rechnungsarten – elektronisch wie gedruckt – dieselben Pflichtangaben enthalten müssen, um gültig zu sein, unterscheiden sie sich doch deutlich. Generell kann eine Rechnung in folgenden Formaten vorliegen:
- In Form von unstrukturierten Rechnungsdaten (z. B. eine PDF-/Word-Datei oder ein einfacher E-Mail-Text)
- In Form von strukturierten Rechnungsdaten (z. B. X-Rechnung)
- In Form von sogenannten hybriden Daten (z. B. ZUGFeRD-Rechnung)
Nur Punkt 2 und 3 sind E-Rechnungen im geforderten Sinne. Unstrukturierte Daten, wie z. B. eine gewöhnliche per Mail verschickte PDF-Rechnung, erfüllen die Voraussetzungen für eine elektronische Rechnung gemäß der EU-Richtlinie nicht.
Auf der Internetseite des Bundesministerium der Finanzen findet ihr mit Datum vom 15. Oktober 2024 ein Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für inländische Unternehmer ab dem 1. Januar 2025. Hier könnt ihr auch immer die aktuellen Anforderungen nachlesen.